AANZEGGING VIA AFAS; WEL OF NIET RECHTSGELDIG?

Sinds de invoering van de aanzegverplichting in 2015 zijn er verschillende uitspraken geweest over hoe een aanzegging heeft plaatsgevonden en of dat dan wel of niet een rechtsgeldige aanzegging is. De rechtbank Midden-Nederland beoordeelde op 20 december 2024 of een aanzegging via AFAS, ofwel een onlinesysteem, een rechtsgeldige aanzegging is.

Aanzegverplichting
Ingeval van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd dient een werkgever op grond van artikel 7:668 lid 1 Burgerlijk Wetboek uiterlijk één maand voor het eindigen van de arbeidsovereenkomst de werknemer schriftelijk te informeren over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. Indien de aanzegging niet tijdig wordt gedaan dan kan de werknemer aanspraak maken op een aanzegvergoeding ter hoogte van maximaal een maandsalaris.

De aanzegverplichting is in het leven geroepen om de werknemer tijdig te informeren over zijn positie. De werknemer weet dan ten minste één maand voor het eindigen van zijn bepaalde tijd contract of het contract wel of niet wordt verlengd en onder welke voorwaarden.

Met de inwerkingtreding van deze aanzegverplichting zijn inmiddels verschillende ‘oplossingen’ bedacht om het – met name voor de werkgevers – makkelijker te maken de betaling van de aanzegvergoeding te voorkomen. Bijvoorbeeld door reeds bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst al aan te zeggen dat het contract niet wordt verlengd of door gebruik te maken van geautomatiseerde en/of online systemen. De vraag is wanneer is een dergelijke aanzegging rechtsgeldig?

Aanzegging via AFAS
In de zaak bij de rechtbank Midden-Nederland van 20 december 2024 ging het om een aanzegging via AFAS verstuurd. De werknemer is op 1 september 2023 voor bepaalde tijd in dienst getreden bij de werkgever. De betreffende werkgever maakt binnen haar bedrijf gebruik van het onlinesysteem AFAS. Via dit systeem communiceert de werkgever met de werknemers over HRM gerelateerde aangelegenheden. En via dit systeem heeft de werkgever de aanzegging verstuurd dat de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet zal worden verlengd.

De werknemer heeft zich in deze zaak op het standpunt gesteld dat hij geen tijdige aanzegging heeft ontvangen en maakt aanspraak op de aanzegvergoeding.

De werknemer heeft het bericht in AFAS wel ontvangen maar niet tijdig gelezen en volgens de werknemer komt dit voor rekening en risico van de werkgever. De werkgever daarentegen stelt dat het systeem juist voor dergelijke HRM gerelateerde berichten is bedoeld en dat het feit dat de werknemer het bericht niet heeft gelezen voor rekening en risico van de werknemer komt.

Oordeel rechtbank
Een aanzegging zoals bedoeld in artikel 7:668 lid 1 BW heeft werking als deze de werknemer heeft bereikt. Als de aanzegging de werknemer niet heeft bereikt door een omstandigheid die voor rekening van de werknemer komt, geldt de aanzegging alsnog.

In de zaak bij de rechtbank Midden-Nederland ging het om de vraag of het bericht via AFAS de werknemer heeft rechtsgeldig bereikt of dat het feit dat de werknemer het bericht niet heeft geopend voor zijn risico komt. De rechtbank oordeelt in deze zaak dat het communiceren via AFAS voor de werknemer niet voldoende duidelijk vaststaat. De werknemer heeft tijdens zijn dienstverband niet eerder berichten of brieven via AFAS ontvangen anders dan zijn salarisspecificaties. In de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement staat ook niet expliciet opgenomen dat het gebruikelijk is dat via AFAS wordt gecommuniceerd. De werknemers ontvangen ook geen notificaties van berichten in AFAS. De rechter oordeelt dan ook dat onder deze omstandigheden niet van de werknemer kan worden verlangd dat hij weet dat de werkgever op deze manier communiceert.

Het niet ontvangen van de aanzegging – of in dit geval het niet tijdig lezen van de aanzegging door de werknemer – komt dus voor rekening en risico van de werkgever. De werknemer heeft recht op een aanzegvergoeding ter hoogte van één maandsalaris.

Conclusie
De essentie van de aanzegging is dat de werknemer op de hoogte is van de wel of niet voortzetting van het dienstverband. De aanzegging hiervoor dient schriftelijk te geschieden zodat een eventueel geschil over wel of niet mondeling gedane toezeggingen worden beperkt. Als voor het doen van de aanzegging gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerd of onlinesysteem, dan is het van belang dat werknemers weten dat het betreffende systeem hiervoor wordt gebruikt én dat zij weten dat in het systeem moet worden gekeken of zij mogelijk nieuwe berichten hebben.

Om te voorkomen dat werknemers aanspraak maken op een aanzegvergoeding wegens het niet tijdig aanzeggen als gebruik wordt gemaakt van bijvoorbeeld AFAS of een ander geautomatiseerd/ online systeem, is het dus belangrijk ervoor zorg te dragen dat de werknemers daadwerkelijk op de hoogte zijn van de wijze van communicatie, hierop ook worden geattendeerd en ervoor te zorgen dat zij een notificatie krijgen van nieuwe berichten.

Voor meer informatie
Hebt u vragen of wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan gerust even contact op.

Luciënne ter Haar
terhaar@vzba.nl
T: 0341-420606