De disfunctionerende werknemer en het belang van dossieropbouw

Vaak krijg ik van werkgevers de vraag: wat te doen met een werknemer die disfunctioneert. Kan ik deze werknemer ontslaan? Het antwoord op deze vraag is vaak niet het antwoord dat de werkgever had willen horen. Namelijk de vraag, is er een dossier opgebouwd.

Als sprake is van een werknemer die daadwerkelijk al langdurig niet naar verwachting functioneert dan is een goed opgebouwd dossier cruciaal voor de beëindiging van het dienstverband. Indien niet in onderling overleg overeenstemming kan worden bereikt over de beëindiging van het dienstverband dan dient – in geval van een disfunctionerende werknemer – ontbinding van de arbeidsovereenkomst via de kantonrechter te worden gevraagd. Een slecht of onvolledig dossier is dan één van de meest voorkomende redenen dat het verzoek tot ontbinding wordt afgewezen. In dit artikel zet ik uiteen waar een werkgever op dient te letten.

Functieomschrijving
Om vast te kunnen stellen of een werknemer voldoet aan de functie vereisten, is het belangrijk een duidelijke functieomschrijving te hebben. In de functieomschrijving dient duidelijk en concreet vermeld te worden welke doelen de werkgever heeft en wat precies van de werknemer wordt verwacht.

Evaluatie- en functiebesprekingen
Als de werknemer vervolgens niet voldoet aan de verwachtingen dan is het raadzaam dit snel aan de werknemer kenbaar te maken en te bespreken. Het is van belang hierbij concreet te benoemen wat er niet goed gaat en hierbij specifieke voorbeelden te noemen. Dus niet door alleen maar algemene bewoordingen zoals bijvoorbeeld ‘ligt niet lekker het in het team’ of ‘de houding pas niet bij een manager’ te gebruiken. Bespreek dit tijdig met de werknemer en geef hem de gelegenheid te reageren. Voor de daadwerkelijke dossieropbouw is het raadzaam de besprekingen ook schriftelijk vast te leggen.

Verbetertraject
Na het vaststellen dat de werknemer niet naar behoren functioneert en nadat dit aan de werknemer kenbaar is gemaakt, dient een verbetertraject te worden gestart waarbij de werknemer een realistische kans krijgt om zich te verbeteren.

Het verbeterplan dient schriftelijk te worden vastgelegd en door de werknemer te worden geaccordeerd. Of leg vast dat de werknemer niet wil accorderen. Het is van belang om hierin duidelijke verbeterpunten op te nemen met concrete doelen en meetpunten. Tevens is het van belang een duidelijk tijdspad of termijn voor verbetering op te nemen. Wat juiste of redelijke termijnen zijn, is afhankelijk van de functie en hoe lang de werknemer al in dienst is. Meestal ligt deze termijn tussen de 2 tot 6 maanden.

In het verbeterplan moet tevens de ondersteuning vanuit de werkgever kenbaar gemaakt worden zoals de mogelijkheid voor aanvullende cursussen/opleidingen, extra begeleiding door bijvoorbeeld een collega of de leidinggevende of een vorm van coaching. Tot slot is het belangrijk in het verbeterplan op te nemen hoe vaak en wanneer er wordt geëvalueerd én wat de consequenties zijn als er geen verbetering plaatsvindt. Dit kan zijn een herplaatsing of beëindiging dienstverband.

Als met een werknemer een verbetertraject wordt gestart dan dient het plan ook consequent te worden nageleefd. Zowel de werknemer als de werkgever dienen zich aan de afspraken te houden. Dus ondersteun ook daadwerkelijk waar nodig en zoals toegezegd, evalueer tijdig en correct en beoordeel het functioneren zo objectief mogelijk (positief én negatief). Mocht na de afgesproken periode en een reëel verbetertraject alsnog blijken dat de werknemer niet naar verwachting presteert of niet voldoende is verbeterd, dan volgt het eindgesprek.

Schriftelijke documentatie
Voor de daadwerkelijke dossieropbouw is het noodzakelijk dat alle verslaglegging schriftelijk wordt vastgelegd en bewaard. Het gaat dan niet alleen om verslagen van evaluatie- en functiebesprekingen maar ook e-mails en berichten waaruit bijvoorbeeld feedback blijkt, bewijs van gemaakte afspraken of juist afwijzingen en bevestigingen van scholing of begeleiding.

Mocht na het verbetertraject niet in overleg een herplaatsing of beëindiging van de arbeidsovereenkomst worden overeengekomen dan kan met het dossier zoals hiervoor beschreven een verzoek tot ontbinding bij de kantonrechter worden ingediend. Als de kantonrechter uit het dossier kan opmaken dat de werknemer disfunctioneerde, dit tijdig en concreet meermaals met de werknemer is besproken, waarbij een reëel verbetertraject is aangeboden maar toch geen verbetering heeft plaatsgevonden én geen herplaatsing mogelijk is, dan zal de rechter de arbeidsovereenkomst ontbinden.

Voor meer informatie
Heeft u dergelijke kwesties bij de hand, laat u dan tijdig adviseren en informeren en neem gerust contact op.

Luciënne ter Haar
terhaar@vzba.nl
T: 0341-420606