Privacy statement

Van Zeijl Bijl Aartsen Advocaten hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens.  Dit privacystatement legt uit hoe wij met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaan, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

1.       Verwerkingsverantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de besloten vennootschap Van Zeijl Bijl Aartsen Advocaten B.V. (verder te noemen “VZBA”), gevestigd te Harderwijk en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 08136028,

2.       Toepassing
Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie VZBA persoonsgegevens verwerkt:

1. (potentiële) cliënten;
2. bezoekers aan het kantoorgebouw van VZBA
3. bezoekers van www.vanzeijlbijlaartsen.nl;
4. ontvangers van nieuwbrieven van VZBA;
5. deelnemers aan bijeenkomsten van VZBA;
6. sollicitanten;
7. alle overige personen die met VZBA contact opnemen of van wie VZBA persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

3.       Verwerking van persoonsgegevens
VZBA verwerkt persoonsgegevens die:

1. een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch of digitaal (via e-mail) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en – afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak – andere persoonsgegevens;
2. een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging en/of gerechtelijke instantie heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
3. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van VZBA zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
4. door camerabeelden bij een bezoek aan het kantoorpand van VZBA zijn vastgelegd. Aan de buitenzijde van het kantoorpand worden camerabeelden gemaakt, om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden niet bewaard;
5. VZBA heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.

De website van VZBA bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. VZBA is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is VZBA verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe deze websites en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar het privacystatement van deze websites en LinkedIn.

4.       Doeleinden verwerking
VZBA verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden;

1. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
2. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
3. het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
4. het onderhouden van contact, door toezenden van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
5. het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder daarbij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens, bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
6. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
7. het verbeteren van de kantoorwebsite www.vanzeijlbijlaartsen.nl;
8. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
9. het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.

5.       Rechtsgrond
VZBA verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

1. toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
2. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
3. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
4. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.

Het verstrekken van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een overeenkomst met VZBA en/of om VZBA in staat te stellen om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wanneer geen persoonsgegevens worden verstrekt, is het mogelijk dat geen overeenkomst kan worden aangegaan.

6.       Verwerkers
VZBA kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerker) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van VZBA persoonsgegevens verwerken. VZBA sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt. VZBA maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt en een documentmanagementsysteem waarin persoonsgegevens worden opgeslagen.

7.       Persoonsgegevens delen met derden
VZBA deelt persoonsgegevens alleen met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. VZBA deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

8.       Doorgifte buiten de EER
VZBA geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt VZBA er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

9.       Bewaren van gegevens
VZBA bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de onder 4 genoemde doeleinden.

10.    Wijzigingen privacystatement
VZBA behoudt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. De wijzigingen worden op de website van VZBA gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

11.    Rechten, vragen en klachten
Een betrokkene heeft, voor zover de wet deze rechten toekent, het recht VZBA te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken.

Een betrokkene kan hierover contact opnemen met VZBA door een e-mailbericht te sturen naar privacy@vanzeijlbijlaartsen.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door een betrokkene zelf is gedaan, vragen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) onherkenbaar te maken.

Omdat de bij VZBA werkzame advocaten een geheimhoudingsverplichting hebben, zal meestal geen inzage gegeven kunnen worden in persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening.

Ook bij vragen of opmerkingen en/of klachten over de wijze waarop VZBA persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met VZBA door een e-mailbericht te sturen naar privacy@vanzeijlbijlaartsen.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Versie 1.0
24 mei 2018